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Ein WEG-Verwalter, der Telefonate nicht zurückruft, Jahresabrechnungen mit Fehlern erstellt oder Beschlüsse nicht umsetzt — das zermürbt Eigentümergemeinschaften. Der Wunsch nach einem Verwalterwechsel ist dann verständlich, doch viele Eigentümer scheuen den Schritt, weil sie den rechtlichen Ablauf nicht kennen oder Konflikte fürchten. Dabei hat der Gesetzgeber mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, die Abberufung des Verwalters deutlich vereinfacht. Dieser Ratgeber erklärt, wie ein Verwalterwechsel heute rechtssicher gelingt — von der Einberufung der Eigentümerversammlung bis zur vollständigen Übergabe aller Unterlagen.
- Jederzeit
- Abberufung möglich ohne wichtigen Grund seit WEMoG 2020
- 6 Monate
- Maximale Restlaufzeit des Verwaltervertrags nach Abberufung, § 26 Abs. 3 WEG
- Einfache Mehrheit
- Beschlusserfordernis der abgegebenen Ja/Nein-Stimmen genügt
- Zertifiziert
- Anspruch auf zertifizierten Verwalter individueller Anspruch jedes Eigentümers, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG
Typische Gründe für einen Verwalterwechsel
In der Praxis sind es meist keine spektakulären Einzelvorfälle, sondern eine Anhäufung kleiner Versäumnisse, die das Vertrauen in den Verwalter zerstören. Die häufigsten Beschwerden in Eigentümergemeinschaften betreffen schlechte Erreichbarkeit — keine Rückmeldung auf E-Mails und Anrufe über Wochen —, fehlerhafte oder verspätete Jahresabrechnungen, mangelnde Transparenz bei Handwerkervergaben sowie die Nichtumsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung.
Hinzu kommen strukturelle Probleme: Ein Verwalter, der zu viele Objekte betreut und die Kapazitäten nicht hat, Instandhaltungsmaßnahmen zu koordinieren, oder einer, der bei rechtlichen Neuerungen — etwa den Änderungen durch das WEMoG — nicht auf dem aktuellen Stand ist. Auch wirtschaftliche Schieflage des Verwaltungsunternehmens oder ein Inhaberwechsel ohne Qualitätssicherung sind Auslöser.
- Schlechte oder keine Erreichbarkeit (E-Mail, Telefon, Notfallnummer)
- Fehlerhafte, unvollständige oder verspätete Jahresabrechnungen
- Fehlende Transparenz bei Auftragsvergaben und Rücklagenverwendung
- Beschlüsse werden nicht oder nur verzögert umgesetzt
- Eigentümerversammlungen werden nicht fristgerecht einberufen
- Unzureichendes Beschwerdemanagement und fehlende Protokollführung
- Kein Angebot eines Online-Portals oder digitaler Unterlagen
Rechtsrahmen seit dem WEMoG 2020
Das WEMoG hat das Wohnungseigentumsrecht grundlegend modernisiert. Zentral für den Verwalterwechsel: Der Verwalter ist seit der Reform Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), die nunmehr rechtsfähig ist. Das hat Konsequenzen für Haftung und Abberufung. Vor allem aber hat der Gesetzgeber die frühere, für Eigentümer oft frustrierende Rechtslage beseitigt, wonach ein laufender Verwaltervertrag eine Abberufung praktisch blockieren konnte.
Die Trennung von Organstellung und schuldrechtlichem Verwaltervertrag ist wichtig zu verstehen: Die Abberufung betrifft die Organstellung und wirkt sofort mit Beschlussfassung. Der Verwaltervertrag hingegen ist ein privatrechtlicher Dienstvertrag, der nicht automatisch mit der Abberufung endet, aber eben spätestens sechs Monate danach. In der Praxis einigen sich viele Gemeinschaften mit dem abberufenen Verwalter auf eine kürzere Abwicklungsfrist — dazu ist der alte Verwalter allerdings nicht verpflichtet.
Ablauf des Verwalterwechsels Schritt für Schritt
Ein rechtssicherer Verwalterwechsel folgt einer klaren Reihenfolge. Wer diese einhält, vermeidet Anfechtungsklagen und stellt sicher, dass die Gemeinschaft zu keinem Zeitpunkt ohne handlungsfähige Verwaltung dasteht.
- Vorbereitung und Kandidatensuche: Mindestens zwei bis drei Angebote von potenziellen Nachfolgeverwaltern einholen, bevor die Versammlung einberufen wird. So kann die Gemeinschaft sofort einen Nachfolger bestellen.
- Einberufung der Eigentümerversammlung: Der amtierende Verwalter muss die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Verweigert er dies, können Eigentümer, die mehr als 25 % der Miteigentumsanteile vertreten, selbst einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen und die Tagesordnungspunkte klar benennen.
- Tagesordnung korrekt formulieren: Die TOP müssen konkret sein: z. B. „Abberufung des bisherigen Verwalters und Beschlussfassung über die Bestellung eines neuen Verwalters sowie Abschluss eines Verwaltervertrags“. Unklare TOP können zur Anfechtbarkeit führen.
- Beschluss zur Abberufung und Neubestellung: In der Eigentümerversammlung wird zunächst die Abberufung des alten Verwalters beschlossen (einfache Mehrheit). Unmittelbar danach erfolgt die Bestellung des neuen Verwalters und die Ermächtigung zur Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags — ebenfalls mit einfacher Mehrheit.
- Abschluss des neuen Verwaltervertrags: Der neu bestellte Verwalter schließt den Verwaltervertrag mit der GdWE ab. Dabei sollte auf klare Regelungen zu Laufzeit (maximal fünf Jahre, § 26 Abs. 1 WEG), Vergütung, Leistungsumfang und Kündigungsrechten geachtet werden.
- Information und Übergabe organisieren: Den alten Verwalter schriftlich über den Beschluss informieren, eine Übergabefrist vereinbaren und eine Übergabeliste mit allen zu übertragenden Unterlagen und Vermögenswerten erstellen.
- Vollständige Übergabe dokumentieren: Beschluss-Sammlung, Abrechnungen, Verträge, Kontovollmachten und das Verwaltungsvermögen werden vollständig und protokolliert an den neuen Verwalter oder die GdWE übergeben.
Auswahl des neuen Verwalters: Worauf es ankommt
Die Auswahl des Nachfolgeverwalters ist die wichtigste Entscheidung im gesamten Prozess — eine schlechte Wahl führt nach einigen Jahren zum nächsten Wechsel. Holen Sie mindestens drei Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern vor allem Leistungsumfang, Erreichbarkeit, digitale Infrastruktur und Referenzen.
Checkliste: Angebote vergleichen
- Grundvergütung je Einheit (inkl. MwSt.) und was darin enthalten istMarktüblich i.d.R. 25–45 € netto/Einheit/Monat je nach Objektgröße und Region
- Sondervergütungen (z. B. Eigentümerversammlungen, Baumaßnahmen, Mahnverfahren) transparent aufgelistet
- Nachweis der Zertifizierung nach § 26a WEG oder vergleichbare Qualifikation
- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung
- Eigentümerportal / digitales Dokumentenmanagement vorhanden
- Erreichbarkeit: definierte Reaktionszeiten, Notfallnummer
- Referenzen vergleichbarer Objekte (Größe, Baujahr, Lage)
- Vertragslaufzeit max. 5 Jahre (§ 26 Abs. 1 WEG) und klare Kündigungsregelung
Lassen Sie sich vor der Beschlussfassung die Vertragsunterlagen vorab zusenden und prüfen Sie die Klauseln zur Vergütungsanpassung, zu Sonderleistungen und zum Umgang mit dem Verwaltungsvermögen. Ein erfahrener Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht kann dabei helfen, versteckte Kostentreiber zu identifizieren.
Übergabe: Was vollständig übertragen werden muss
Der alte Verwalter ist nach seiner Abberufung zur vollständigen und unverzüglichen Übergabe aller Unterlagen und des Verwaltungsvermögens verpflichtet. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Verwaltervertrag und allgemein aus dem Auftragsrecht (§§ 667, 675 BGB). Die Übergabe sollte stets schriftlich protokolliert werden — im Streitfall ist ein Übergabeprotokoll mit Quittierung entscheidend.
Übergabe-Checkliste: Diese Unterlagen und Vermögenswerte müssen übergeben werden
- Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) vollständig und aktuell
- Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und alle Nachträge
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne (mindestens der letzten 10 Jahre)
- Aktuelle Eigentümerliste mit Anschriften und Miteigentumsanteilen
- Alle laufenden Verträge (Hausmeister, Versicherungen, Wartungsverträge, Energielieferanten)
- Baupläne, Grundrisse, Energieausweise
- Schriftverkehr der letzten Jahre, insbesondere laufende Rechtssachen und Mängelanzeigen
- Kontovollmachten übertragen / Konten auf den neuen Verwalter umschreiben
- Instandhaltungsrücklage und sonstige Gemeinschaftsgelder auf das neue Konto übertragen
- Schlüssel, Codes, Zugangsdaten für technische Anlagen und Gebäude
- Protokolle aller Eigentümerversammlungen
- Laufende Versicherungsfälle und Schadensmeldungen dokumentiert übergeben
Fristen, Haftung und typische Stolpersteine
Der größte Stolperstein beim Verwalterwechsel ist eine unvollständige oder verzögerte Übergabe. Manche Verwalter verschleppen die Herausgabe von Unterlagen oder sperren den Zugang zu Online-Portalen sofort nach Abberufung. Sichern Sie deshalb wichtige Unterlagen und Datenbankexporte — soweit zugänglich — bereits vor der Eigentümerversammlung. Nach der Abberufung hat die GdWE einen einklagbaren Herausgabeanspruch; im Notfall kann ein Gericht die Herausgabe per einstweiliger Verfügung erzwingen.
Zur Haftung des alten Verwalters: Stellt der neue Verwalter bei der Übernahme fehlerhafte Abrechnungen oder einen zu niedrig angesetzten Wirtschaftsplan fest, hat die GdWE grundsätzlich Schadensersatzansprüche gegen den früheren Verwalter (§ 280 BGB). Diese können verjähren — die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die GdWE von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Dokumentieren Sie festgestellte Mängel unmittelbar bei Übernahme.
Ein weiterer Stolperstein: Bestehende Versicherungsverträge der GdWE sind oft auf den bisherigen Verwalter als Vertragspartner eingetragen. Nach dem Wechsel müssen Kontaktdaten und Vollmachten bei allen Versicherern und Versorgern (Strom, Gas, Wasser) aktualisiert werden — das ist Aufgabe des neuen Verwalters, sollte aber von der GdWE kontrolliert werden.
Sonderfall: Übergangsweise Selbstverwaltung
Findet die GdWE kurzfristig keinen geeigneten Nachfolgeverwalter, besteht die Möglichkeit der übergangsweisen Selbstverwaltung. Die Eigentümer können einen Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) wählen, der den Verwalter unterstützt bzw. übergangsweise laufende Aufgaben koordiniert, bis ein neuer Verwalter gefunden ist. Findet sich keine Mehrheit für einen Verwalter, kann ein einzelner Eigentümer die Bestellung notfalls gerichtlich über eine Beschlussersetzungsklage (§ 44 WEG) erwirken — das verursacht jedoch Kosten und ist meist nur bei verfahrenen Konflikten sinnvoll.