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Die Nebenkostenabrechnung wird von den meisten Vermietern als Jahresaufgabe behandelt – dabei entsteht der meiste Aufwand dadurch, dass das ganze Jahr ignoriert wurde. Wer monatlich 15 Minuten investiert, erstellt die Abrechnung im Januar in 2 Stunden statt in einem stressigen Wochenende.
Das kostet ein schlechtes System
- 8–12 Std.
- Typischer Aufwand ohne System Belege suchen, sortieren, eingeben
- 1–2 Std.
- Aufwand mit laufendem System Nur Abrechnung erstellen
- 12 Monate
- Frist für Abrechnung Danach Nachforderung ausgeschlossen
- ∅ 3
- Streitpunkte pro Abrechnung Bei fehlender Dokumentation
Was Sie das ganze Jahr über sammeln müssen
Die Abrechnung ist am Ende nur so gut wie die Datenbasis. Wer Belege verliert oder Zählerstände nicht dokumentiert, bekommt Probleme – entweder bei der Abrechnung selbst oder wenn der Mieter Einsicht in Belege verlangt.
Laufend sammeln: Das Belege-System
- Alle Eingangsrechnungen sofort ablegen (digital oder Ordner pro Kostenart)Grundsteuer, Wasser, Heizung, Versicherung, Müll, Hausmeister, Reinigung, …
- Kontoauszüge monatlich prüfen und Nebenkostenzahlungen markieren
- Zählerstände Heizung und Warmwasser: mindestens einmal jährlich ablesenBesser: monatlich – erleichtert Plausibilisierung bei Abrechnung
- Zählerstände Kaltwasser dokumentieren (Anfang und Ende des Jahres)
- Vorauszahlungen des Mieters: Eingänge monatlich vermerken
- Leerstandsmonate dokumentieren: Anteil trägt der Vermieter
- Handwerkerrechnungen: Unterscheiden ob Instandhaltung (nicht umlagefähig) oder Betriebskosten
Der Monatsplan: Was wann zu tun ist
Jahreskalender für Vermieter
- Januar: Vorjahresabrechnung erstellen, Zählerstände 31.12. dokumentieren, Jahresabrechnungen von Versorgern einfordern
- Februar: Abrechnung versenden (Frist: 12 Monate nach Jahresende), Vorauszahlungen anpassen
- März–Oktober: Monatlich: Belege ablegen, Vorauszahlungseingänge prüfen, Zählerstände notieren
- September/Oktober: Zwischencheck – sind alle Hauptkostenpositionen für das laufende Jahr vollständig?
- November: Zählerstände Heizung und Warmwasser ablesen, Jahresabrechnungen von Dienstleistern anfordern
- Dezember: Letzte Belege sammeln, Zählerstände 31.12. dokumentieren, System für neues Jahr vorbereiten
Werkzeuge: Tabelle, Software oder Verwalter?
Vergleich nach Bestandsgröße
- 1–2 Einheiten: Excel-Vorlage oder kostenlose Onlinetools (z. B. Vermietet.de) ausreichend
- 3–10 Einheiten: Spezialsoftware wie Immoware24 oder Haufe PowerHaus lohnt sich ab ca. 3 Einheiten
- 10+ Einheiten: Professionelle Hausverwaltung oder ERP wie Domus4000 – manuelle Abrechnung wird fehleranfällig
Häufige Fragen zur Jahresplanung
Muss ich alle Belege dem Mieter zusenden?
Nein – nur die Abrechnung selbst. Der Mieter hat aber das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu verlangen. Sie müssen diese dann innerhalb angemessener Frist vorlegen können. Deshalb: Belege lückenlos aufbewahren.
Kann ich Vorauszahlungen unterjährig anpassen?
Ja, nach Zugang der letzten Jahresabrechnung können Sie die Vorauszahlungen anpassen. Eine einseitige Erhöhung ist nur möglich, wenn der Mietvertrag das vorsieht oder der Mieter zustimmt. Im Zweifel: schriftliche Vereinbarung.
Was wenn ein Versorger seine Abrechnung zu spät schickt?
Bei verspätet eingehenden Abrechnungen können Sie die Nebenkostenabrechnung unter Vorbehalt erstellen. Eine Nachberechnung ist später möglich, wenn die Verzögerung nicht von Ihnen verschuldet wurde – das ist aber rechtlich nicht vollständig gesichert. Besser: rechtzeitig mahnen.