Handwerker beauftragen: Rechte und Pflichten als Vermieter

Wer eine Immobilie vermietet, kommt früher oder später nicht um Handwerkerbesuche herum: undichte Dachrinnen, defekte Heizungsventile, gerissene Fliesenfugen. Die entscheidende Frage ist jedes Mal dieselbe — wer trägt die Kosten, wer beauftragt den Betrieb, und wie schnell muss reagiert werden? Ein klares Verständnis der gesetzlichen Pflichten schützt Vermieter vor Mietminderungen, unnötigen Streitigkeiten und teuren Fehlern bei der Auftragserteilung.

Grundsatz: Vermieter schuldet eine mangelfreie Mietsache

Der Ausgangspunkt aller Reparaturfragen ist § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB: Der Vermieter ist verpflichtet, die Mietsache während der gesamten Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Diese Instandhaltungs- und Instandsetzungspflicht umfasst sowohl die laufende Wartung (z.B. Heizungsinspektion) als auch die Beseitigung von Mängeln, die den Gebrauchswert der Wohnung beeinträchtigen. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Vermieter den Mangel selbst verschuldet hat.

Wichtig: Reparatur- und Instandsetzungskosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten. Sie dürfen dem Mieter weder über die Nebenkostenabrechnung noch als gesonderte Position in Rechnung gestellt werden — mit der einzigen Ausnahme einer wirksamen Kleinreparaturklausel im Mietvertrag (dazu unten). Wer Reparaturrechnungen in der Nebenkostenabrechnung versteckt, riskiert Nachforderungen und im Wiederholungsfall erheblichen Ärger.

Kleinreparaturen: Was der Mieter zahlen muss — und was nicht

Das Gesetz sieht keine automatische Beteiligung des Mieters an Reparaturkosten vor. Eine Kostenbeteiligung ist nur möglich, wenn der Mietvertrag eine wirksame Kleinreparaturklausel enthält. Eine solche Klausel muss mehrere Voraussetzungen erfüllen, damit sie einer AGB-Kontrolle standhält: Sie darf nur Schäden an Gegenständen erfassen, die dem häufigen und unmittelbaren Zugriff des Mieters ausgesetzt sind (z.B. Lichtschalter, Steckdosen, Wasserhähne, Türschlösser, Fenstergriffe). Schäden an Leitungen hinter der Wand, an der Heizungsanlage selbst oder am Dach fallen nicht darunter.

Für eine wirksame Kleinreparaturklausel gelten nach der BGH-Rechtsprechung zwei Grenzwerte gleichzeitig: eine Einzelobergrenze (i.d.R. 100 bis 120 Euro brutto je Reparatur) und eine Jahresobergrenze (üblicherweise 6 bis 8 Prozent der Jahresbruttokaltmiete). Fehlt eine der beiden Obergrenzen oder ist die Einzelgrenze zu hoch angesetzt (BGH hat 120 Euro als Grenzbereich markiert), ist die gesamte Klausel unwirksam — der Vermieter trägt dann sämtliche Kosten selbst. Außerdem begründet eine Kleinreparaturklausel keine Selbstvornahme-Pflicht des Mieters: Er muss die Reparatur nicht eigenständig organisieren, sondern lediglich den Kostenanteil bis zur Grenze tragen.

Mängelanzeige und Reaktionspflicht: Tempo ist entscheidend

Der Mieter ist verpflichtet, Mängel der Mietsache unverzüglich anzuzeigen (§ 536c BGB). Unterlässt er dies schuldhaft, verliert er für die Dauer der unterlassenen Anzeige sein Mietminderungsrecht und kann für Folgeschäden haftbar gemacht werden. Als Vermieter sollten Sie die Mängelanzeige schriftlich bestätigen und den Eingang dokumentieren — das schützt Sie im Streitfall.

Auf Ihrer Seite steht eine zügige Handlungspflicht: Sobald Ihnen ein Mangel bekannt ist, müssen Sie ihn in angemessener Frist beheben. Was "angemessen" bedeutet, hängt von der Schwere des Mangels ab: Ein kompletter Heizungsausfall im Winter erfordert eine Reaktion binnen weniger Stunden, ein kleines Loch im Teppich lässt sich über mehrere Wochen regeln. Reagieren Sie nicht, entsteht nach einer angemessenen Frist das Mietminderungsrecht des Mieters gemäß § 536 BGB — rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Mängelanzeige.

Handwerker beauftragen: Angebote einholen und klare Aufträge erteilen

Bei Reparaturen über einem überschaubaren Betrag empfiehlt es sich grundsätzlich, mindestens zwei bis drei Kostenvoranschläge einzuholen. Das dient nicht nur der Kostenkontrolle, sondern schützt Sie auch im Fall einer späteren Auseinandersetzung mit dem Mieter über die Angemessenheit des Aufwands. Ein Kostenanschlag ist nach § 649 BGB für den Unternehmer grundsätzlich unverbindlich, sofern er die Gewähr für die Richtigkeit nicht ausdrücklich übernommen hat; ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten (in der Regel ab etwa 15 bis 20 Prozent), muss der Unternehmer dies unverzüglich anzeigen, und der Besteller kann den Vertrag kündigen.

Erteilen Sie den Auftrag stets schriftlich und halten Sie Leistungsumfang, Materialien und Preisrahmen fest. Mündliche Absprachen sind schwer nachzuweisen. Legen Sie auch fest, ob der Handwerker eigenständig Zutritt zur Wohnung mit dem Mieter abstimmt oder ob Sie das übernehmen. Beachten Sie: Das Betreten der Wohnung zu Reparaturzwecken bedarf der Ankündigung mit angemessener Vorlaufzeit — in der Regel mindestens 24 Stunden im Voraus, außer bei echten Notfällen.

Notfall und Verzug: Wenn der Mieter selbst handeln darf

In zwei Situationen darf der Mieter ohne vorherige Zustimmung des Vermieters selbst einen Handwerker beauftragen und die Kosten anschließend erstattet verlangen: erstens bei einem dringenden Notfall, wenn sofortiges Handeln erforderlich ist (z.B. Wasserrohrbruch, Heizungsausfall bei Frost), und zweitens wenn der Vermieter in Verzug geraten ist, also trotz Aufforderung und gesetzter Frist nicht reagiert hat. Die Rechtsgrundlage ist § 536a Abs. 2 BGB.

Der Mieter kann in diesen Fällen die Kosten der Ersatzvornahme vom Vermieter erstattet verlangen oder mit der Miete aufrechnen. Als Vermieter vermeiden Sie dies am sichersten, indem Sie auf Mängelanzeigen schnell und dokumentiert reagieren. Wenn Sie eine Fristsetzung des Mieters erhalten, nehmen Sie diese ernst: Eine schriftliche Reaktion mit konkretem Termin genügt oft, um den Verzugseintritt zu verhindern.

Rechnungsprüfung, überhöhte Kosten und Gewährleistung

Nach Abschluss der Arbeiten erhalten Sie eine Handwerkerrechnung. Prüfen Sie diese sorgfältig: Stimmen Leistungsumfang und Materialien mit dem Auftrag überein? Sind Stundenansätze und Fahrtkosten realistisch? Weicht die Rechnung wesentlich vom Kostenvoranschlag ab, haben Sie ein Recht auf Erläuterung und können unter Umständen die Abnahme oder Zahlung verweigern. Gewerbliche Handwerker sind nach §§ 634 ff. BGB zur Nacherfüllung verpflichtet, wenn die ausgeführten Arbeiten mangelhaft sind. Die Gewährleistungsfrist beträgt bei Bauwerken fünf Jahre, bei sonstigen Werkleistungen zwei Jahre.

Behalten Sie alle Rechnungen und Auftragsbestätigungen archiviert. Sie sind nicht nur steuerlich relevant (Erhaltungsaufwendungen sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG absetzbar), sondern auch im Fall von Gewährleistungsstreitigkeiten und bei einer möglichen Mieterhöhungsbegründung unentbehrlich. Reparaturkosten dürfen jedoch — wie eingangs erwähnt — nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Häufige Fragen zum Thema Handwerker und Reparaturpflicht